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Description

Dear developers, 

 

first a summary of the project is given, followed by a detailed description. 

  

Summary 

 

MS Word documents (Master Word documents) (*.doc/*.docx), which can be several thousand pages long, contain numerous sections. Each of these sections begins with a two-column table with a different number of lines. The contents of these section tables are to be stored in MS Excel. The two cells of the first line should form a title that will be used later. After the table, a blank line is always followed by a text. The next section table is always preceded by a page break. However, one or more page breaks can also occur within the text. This text (after a section table and before the last page break before the next section table) should be saved in a separate Word document. 

  

Detailed description 

 

An Excel macro with the following functions is required: 

 

1. macro within an Excel file 

 

2. open the Master Word document (*.doc/*.docx) in the same folder as the Excel file 

 

3. identify a section consisting of: 

 

a) Part1 = table (= section table) 

Two columns with different numbers of lines; the section table always begins with a 5-digit number 

 

b) Part2 = text 

If a blank line exists between the last existing text line and the page break before a new section table, it should be possible to include this blank line in the text to be transferred (see point 6b). The text may contain page breaks. 

 

c) Part3 = Last page break 

Before the next section table of the next section 

 

4. the contents of the section table should be saved in the Excel file in which the macro is executed. In addition, the page number on which the section table was located should also be saved. 

A section table corresponds to one Excel row. The first cell in column 1 of the section table always contains a unique 5-digit number. From the second cell in column 1 onwards, terms appear that are to be used as column headings of the Excel table to be created. The entries that appear to the right in column 2 should be written in the cell of the corresponding column in the Excel table. If these are entries that are in a new row in the section table, they should be written one after the other in the corresponding Excel cell using separator "_/_". 

 

5. the content of the two cells of the first row (section table) should become a title: "Text cell 1" & "$$" & "Text cell 2". This title will be needed later (see points 6a) and 6b)). 

 

6. a new Word document is to be created: 

 

a) Name of the document is the title you just created (see point 5). 

 

b) Content = Text (see point 3b) is to be copied as real "copy & paste" with all formatting, graphics, fields and content controls etc., globally optionally without the last line break (see point 3b) 

 

c) The individual Word documents are to be saved in a new folder (name of the folder: "Done") For the first new Word document, this folder is to be created by the macro in the folder in which the Excel file is located. 

 

7. the newly created Word document is saved and closed and then the next section is to be continued with until the many hundreds of sections in the master Word document have all been processed. 

 

Note: A dummy Master Word document is provided for development. It is a few pages with few sections. These should be sufficient to test the macro and show the structure of the sections, section tables and texts. 



Sehr geehrte Entwickler*innen, 

 

zuerst erfolgt eine Zusammenfassung des Vorhabens, anschließend eine ausführliche Beschreibung. 

  

Zusammenfassung 

 

In MS Word-Dokumenten (Master-Word-Dokumente) (*.doc/*.docx), die mehrere Tausend Seiten lang sein können, befinden sich zahlreiche Abschnitte. Jeder dieser Abschnitte beginnt mit einer zweispaltigen Tabelle mit unterschiedlich vielen Zeilen. Der Inhalt dieser Abschnittstabellen soll in MS Excel gespeichert werden. Die zwei Zellen der ersten Zeile sollen einen Titel bilden, der später verwendet werden wird. Nach der Tabelle folgt nach einer Leerzeile immer ein Text. Vor der nächsten Abschnittstabelle kommt immer ein Seitenumbruch. Allerdings können auch innerhalb des Textes ein oder mehrere Seitenumbrüche vorkommen. Dieser Text (nach einer Abschnittstabelle und vor dem letzten Seitenumbruch vor der nächsten Abschnittstabelle) soll in einem separaten Word-Dokument gespeichert werden. 

  

Ausführliche Beschreibung 

 

Es wird ein Excel-Makro mit folgenden Funktionen benötigt: 

 

1. Makro innerhalb einer Excel-Datei 

 

2. Öffnen des Master-Word-Dokuments (*.doc/*.docx) im selben Ordner wie die Excel-Datei 

 

3. Erkennen eines Abschnitts bestehend aus: 

 

a) Teil1 = Tabelle (= Abschnittstabelle) 

Zweispaltig mit unterschiedlich vielen Zeilen; die Abschnittstabelle beginnt immer mit einer 5-stelligen Zahl 

 

b) Teil2 = Text 

Nach der Abschnittstabelle erscheint immer eine Leerzeile; diese gehört nicht zum Text; existiert zwischen der letzten vorhanden Textzeile und dem Seitenumbruch vor einer neuen Abschnittstabelle eine Leerzeile, so soll diese wahlweise mit in den zu übertragenden Text (siehe Punkt 6b) übernommen werden können. Der Text kann Seitenumbrüche enthalten. 

 

c) Teil3 = Letzter Seitenumbruch 

Vor der nächsten Abschnittstabelle des nächsten Abschnitts 

 

4. Der Inhalt der Abschnittstabelle soll in der Excel-Datei, in der das Makro ausgeführt wird, gespeichert werden. Zusätzlich soll auch die Seitenzahl, auf welcher die Abschnittstabelle sich befunden hat, gespeichert werden. 

Eine Abschnittstabelle entspricht einer Excel-Zeile. In der ersten Zelle in der Spalte 1 der Abschnittstabelle steht immer eine eindeutige 5-stellige Zahl. Ab der zweiten Zelle in Spalte 1 tauchen Begriffe auf, die als Spaltenüberschriften der zu erstellenden Excel-Tabelle verwendet werden sollen. Die Angaben, die entsprechend rechts in der Spalte 2 stehen, sollen in die Zelle der dazugehörenden Spalte in der Excel-Tabelle geschrieben werden. Handelt es sich dabei um Angaben, die in der Abschnittstabelle in einer neuen Zeile stehen, so sollen diese mittels Trenner „_/_“ hintereinander in die entsprechende Excel-Zelle geschrieben werden. 

 

5. Der Inhalt der zwei Zellen der ersten Zeile (Abschnittstabelle) soll ein Titel werden: „Text Zelle 1“ & “$$“ & „Text Zelle 2“. Dieser Titel wird später benötigt (siehe Punkt 6a) und 6b)). 

 

6. Ein neues Word-Dokument soll erstellt werden: 

 

a) Name des Dokuments ist der eben erstellte Titel (siehe Punkt 5). 

 

b) Inhalt = Text (siehe Punkt 3b) soll als echtes „Copy & Paste“ mit allen Formatierungen, Grafiken, Feldern und Inhaltssteuerelementen usw. hineinkopiert werden, global wahlweise ohne den letzten Zeilenumbruch (siehe Punkt 3b) 

 

c) Die einzelnen Word-Dokumente sollen in einem neuen Ordner gespeichert werden (Name des Ordners: „Fertig“). Beim ersten neuen Word-Dokument soll dieser Ordner vom Makro im Ordner, in dem sich die Excel-Datei befindet, erstellt werden. 

 

7. Das neu erstellte Word-Dokument wird gespeichert und geschlossen und danach soll mit dem nächsten Abschnitt fortgefahren werden, solange bis die vielen Hundert Abschnitte in dem Master-Word-Dokument alle abgearbeitet sind. 

 

Hinweis: Für die Entwicklung wird ein Dummy Master-Word-Dokument zur Verfügung gestellt. Es handelt sich dabei um ein paar Seiten mit wenigen Abschnitten. Diese sollten aber zum Testen des Makros ausreichen und den Aufbau der Abschnitte, Abschnittstabellen und Texte zeigen.